Depuis 2019, les ASBL ont l’obligation de compléter et de tenir à jour le Registre UBO (Ultimate Beneficial Owner).
Liens
Site du SPF Finance : finances.belgium.be
Contact
- juridique(at)fileasbl.be – +32 10 22 52 02
La FILE accompagne ses membres dans toutes les démarches administratives qu’elles doivent effectuer. Il en va de même pour le registre UBO.
Pour plus d’informations : connectez-vous avec vos codes d’accès membres ou contactez-nous à contact@fileasbl.be
Nouvelles obligations depuis 2021 !
Toutes les asbl ont désormais l’obligation de télécharger, sur la plateforme en ligne, tout document démontrant que les informations enregistrées pour leurs UBO sont adéquates, exactes et actuelles.
Le plus souvent, il s’agira de l’extrait des statuts ou du PV publié au Moniteur belge et contenant l’information. La communication de cette preuve, qui était auparavant optionnelle, est donc devenue obligatoire. Vous trouverez le mode d’emploi pour remplir cette nouvelle obligation en suivant ce lien.
Désormais la possibilité existe de confirmer que les informations reprises au Moniteur belge permettent de prouver que les informations présentes dans le registre UBO sont adéquates, exactes et actuelles. Cela permet de ne pas devoir ajouter de documents probants si ces documents sont déjà disponibles au Moniteur belge.
Autre obligation : vos informations reprises dans le registre UBO doivent être confirmées annuellement même s’il n’y a pas eu de modification des UBO. Le mode d’emploi pour réaliser cette confirmation annuelle est à retrouver dans le manuel d’utilisation
Comment remplir le registre UBO ?
- Disposer d’un lecteur de carte d’identité
- Ouvrir les codes d’accès des gestionnaires principaux (= représentants légaux) de votre asbl sur le portail MyMinfin
- Éventuellement, ouvrir des accès pour des personnes mandatées pour encoder le registre UBO (= par exemple, la direction du milieu d’accueil)
- Encoder dans le registre UBO les « bénéficiaires effectifs » de l’asbl
- Les administrateurs, représentants légaux et délégués à la gestion journalière sont déjà préencodés via la Banque Carrefour des entreprises : vérifier les données
- Encoder les autres bénéficiaires de l’asbl (ex : enfants/familles accueillis par le milieu d’accueil) : il peut s’agir d’un groupe cible en général
- Sauver vos données encodées et garder une trace / accusé de réception
Qui renseigner et dans quel délai ?
Toutes les asbl ont l’obligation d’encoder leurs informations dans le registre UBO dans le mois de la création de l’ASBL ou de la modification des informations relatives aux UBO.
Les informations reprises dans le registre UBO doivent également être confirmées annuellement même s’il n’y a pas eu de modification des UBO.
Pour les asbl, vous devez notamment encoder dans le registre UBO :
- Les membres du conseil d’administration
- Les personnes habilitées à représenter l’ASBL
- Les personnes chargées de la gestion journalière
- Les catégories de personnes physiques qui bénéficient de votre asbl : copier/coller votre objet social s’il se trouve dans vos statuts ou noter par exemple comme catégorie « les enfants accueillis au sein des milieux d’accueil XXX »
Pour les catégories 1 à 3 d’UBO, le module d’encodage affiche automatiquement vos informations enregistrées à la BCE. Il convient de vérifier que ces informations sont correctes et, le cas échéant, effectuer les démarches auprès de la BCE pour les corriger. Pour ne pas devoir attendre le délai de mise à jour des informations à la BCE, vous pouvez encoder les informations correctes directement dans le module d’encodage du registre UBO.