Instances des ASBL et Covid19

Cet AR n°4 s’applique, pour les ASBL, à toute réunion de CA ou d’AG à tenir ou qui aurait dû être tenue mais qui n’a pas été tenue et à toute convocation de CA ou d’AG envoyée ou qui aurait dû être envoyée à partir du 1^er mars jusqu’au 30 juin 2020 inclus ainsi qu’au délai de 6 mois pour l’approbation des comptes annuels dans les 6 mois de la clôture de l’exercice comptable pour autant qu’elle soit en cours au 1^er mars 2020[1].

En ce qui concerne les AG, cela concerne tant les AG ordinaires que les AG statutaires, précision importante surtout si vous aviez prévu d’adapter vos statuts au nouveau CSA cette année. Sur ce point, pour rappel, les ASBL ont encore jusqu’au 1^er janvier 2024 pour adapter leurs statuts au CSA même si depuis le 1^er janvier 2020, les dispositions impératives du CSA doivent s’appliquer et toute modification statutaire oblige l’ASBL à adapter ses statuts au CSA sans délai.

[1] Art 4 et 9, AR n°4.

Commençons par les aménagements pris pour la tenue des CA dans la mesure où il faut une décision du CA pour convoquer l’AG, lui présenter les comptes et le budget…

Il y a 2 possibilités[1] :

1)    Prise de décision par écrit

Il est possible pour le CA de prendre des décisions par écrit, pour autant qu’elles soient prises par consentement unanime de l’ensemble des membres. Ce consentement doit être exprimé par écrit ou par mail.

2)    Tenue d’une réunion

Toute réunion du conseil d’administration, organe collégial, peut se tenir par le biais de techniques de télécommunication permettant une délibération collective, telles que les conférences téléphoniques ou vidéoconférences, même si cela n’est pas prévu dans les statuts et même si cela a été exclu par les statuts. Il est évident que lors de ces réunions, des décisions tout à fait valables peuvent être prises, pour autant qu’elles respectent les règles de prises de décision prévues dans les statuts (convocation, quorum et majorités notamment).

[1] Art 8, AR n°4.

Plusieurs possibilités existent pour la tenue des AG : il est possible d’organiser des votes par correspondance, des votes par procuration ou de tenir une AG (éventuellement restreinte) à distance par vidéoconférence.

Quelque soit le moyen qui sera choisi toute réunion de l’AG doit toujours être organisée et menée comme une réunion « ordinaire » en présentiel en respectant les procédures légales et statutaires (convocation, ordre du jour, quorum, majorité, rédaction d’un PV, …)

1)    Vote par correspondance

Le système prévu dans le CSA pour les Sociétés anonymes peut s’appliquer aux ASBL même en l’absence de disposition dans les statuts[1]. Pour cela, il faut

• pouvoir contrôler la qualité et l’identité des membres
• prévoir un formulaire comprenant au minimum les mentions suivantes :
  • le nom et domicile du membre personne physique, dénomination et siège du membre personne morale ;
  • le nombre de voix que détient chaque membre à l’assemblée générale (le cas échéant) ;
  • l’ordre du jour de l’assemblée, en ce compris les propositions de décision ;
  • le délai dans lequel le formulaire de vote à distance doit parvenir à la société;
  • la signature du membre sous forme manuscrite ou par un procédé de signature électronique répondant aux exigences européennes (la procédure pour une signature électronique par pdf est disponible au lien suivant : https://eid.belgium.be/fr/faq/comment-signer-un-document-de-maniere-electronique-avec-acrobat-reader-dc#7261 – pour cela il faut que chaque membre possède un lecteur de carte d’identité et installe sur son ordinateur un module spécifique : https://eid.belgium.be/fr/documents-techniques#7395 )

En cas de modification, en assemblée, d’une proposition de décision sur laquelle un vote a été exprimé, le vote exprimé à distance n’est pas pris en considération.

Le formulaire de vote par correspondance complété doit parvenir à l’adresse indiquée par l’ASBL par tous moyens en ce compris par mail accompagné d’une copie scannée/photographiée au plus tard le sixième jour qui précède la date de l’AG. Il est cependant permis à l’ASBL de prévoir que ce formulaire doit parvenir au plus tard le 4^ème jour qui précède l’AG[2].

2)    Vote par procuration

Le CA peut imposer la désignation d’une seule personne et qui serait mandataire pour toutes les procurations des membres, pour autant que les règles en matière de conflit d’intérêt soient respectées[3]. Ce mandataire n’est autorisé à exercer le droit de vote pour compte du membre qu’à la condition qu’il dispose d’instructions de vote spécifiques pour chaque sujet figurant à l’ordre du jour.

Les procurations doivent être envoyées à l’adresse indiquée par l’ASBL par tous les moyens, en ce compris par mail accompagné d’une copie scannée/photographiée de la procuration. L’ASBL peut imposer que ces procurations lui parviennent au plus tard le 4^ème jour qui précède la date de l’AG[4].

Voici un modèle de vote par procuration à télécharger.

3)    AG à distance

Il est possible également pour le CA de décider de la tenue d’une AG à distance, par vidéoconférence, même en l’absence d’autorisation dans les statuts[5].

Pour organiser ce type de réunion par vidéoconférence, en rassemblant un grand nombre de personne, il faudra faire preuve d’une grande préparation avec des règles bien claires et communiquées aux membres en matière de prise de parole, de résumé des discussions, de manière d’exprimer son vote…

Tous les membres ne pourront sans doute par être présents lors de cette vidéoconférence, les procurations prévues dans les statuts restent encore tout à fait possibles.

Cela dit, vu les difficultés techniques que ça engendre, l’AR n°4 précise bien que les ASBL ne sont pas obligées de tenir une AG par vidéoconférence avec l’ensemble des membres de l’AG[6], il leur faudra donc opter pour une des 2 solutions présentées ci-dessus : vote par correspondance ou vote par procuration.

4)    AG « restreinte » en présentiel ou à distance

En cas de mise en œuvre du vote par correspondance ou par procuration selon les modalités visées ci-dessus, s’il n’est pas possible de respecter les règles de distanciation sociale, il est possible d’interdire aux membres toute présence physique à l’AG.

Cela ne s’applique pas aux personnes faisant partie du Bureau de l’AG, du CA, aux commissaires ainsi qu’au seul mandataire choisi pour les procurations. Ceux-ci pourront donc se réunir en un même lieu pour autant que les règles de distanciation sociale puissent être respectée. Cependant, si ce n’est pas le cas, l’AG « restreinte » pourra se tenir par vidéoconférence et les personnes faisant partie du Bureau de l’AG, du CA et les commissaires pourront remplir leur fonction de cette manière[7].

5)    AG déjà convoquée

Enfin, il est possible aux ASBL de modifier toute convocation déjà envoyée avant le 1^er mars pour mettre en œuvre les solutions proposées par l’AR n°4 ou pour modifier le lieu de l’AG, sans que les formalités de convocation et de participation à l’AG s’appliquent à nouveau[8].

6)    Questions écrites

En cas de mise en œuvre du vote par correspondance ou par procuration selon les modalités visées ci-dessus, l’ASBL peut imposer que seules des questions écrites lui soient posées et elle peut imposer que ces questions écrites lui parviennent au plus tard le 4^ème jour qui précède l’AG[9].

Le CA répond à ces questions

• par écrit au plus tard le jour de l’AG mais avant le vote de manière à ce que les réponses puissent être raisonnablement portées à la connaissance des membres ;
• ou oralement en cas d’AG par vidéoconférence.

[1] Art 6, AR n°4

[2] Art 6, §1, AR n°4

[3] Art 9:8, CSA

[4] Art 6, §1, AR n°4

[5] Art 6, §2, al 2 AR n°4

[6] Art 6, §4, AR n°4

[7] Art 6, §4, AR n°4

[8] Art 6, §5, AR n°4

[9] Art 6, §3, AR n°4

Le CA, s’il le souhaite, peut reporter l’AG ordinaire à une date ultérieure, même si l’AG a déjà été convoquée[1].

Ce report doit être porté à la connaissance des membres par le moyen le plus approprié compte tenu des circonstances et par exemple par une mention sur le site internet de l’ASBL, par un mail ou par courrier ordinaire.

L’AG reportée est considérée comme une nouvelle AG, c’est-à-dire qu’il faudra effectuer à nouveau toutes les formalités de convocation, d’OJ, …

Ce report concerne tant la tenue de l’AG que l’obligation de déposer les comptes annuels auprès du greffe ou de la Banque National de Belgique étant donné que ce dépôt doit se faire dans le mois qui suit la tenue de l’AG[2].

Quel délai pour ce report ?

En ce qui concerne les ASBL, les comptes annuels doivent normalement être approuvés par l’AG dans les 6 mois de la clôture des comptes[3]. Ce délai de 6 mois est prolongé de 10 semaines[4].

Autrement dit, si votre exercice social correspond à l’année civile, il est possible de postposer l’AG annuelle de maximum 10 semaines après le 30 juin, c’est-à-dire au plus tard pour le 8 septembre 2020.

Cette décision de report de l’AG doit intervenir, dans l’état actuel des choses, avant le 3 mai, date limite de validité de l’AR n°4. Ce dernier pourra éventuellement être prolongé en fonction de l’évolution de la situation de la crise sanitaire.

Cette solution semble être la meilleure façon de procéder pour permettre les échanges, les délibérations et les votes des membres, cependant si toutes les ASBL choisissent cette solution, il risque d’y avoir un embouteillage dans les agendas déjà fort chargés de la rentrée scolaire.

[1] Art 7, §1, AR n°4

[2] Art 3 :47, §7, CSA

[3] Art 3 :1, CSA

[4] Art 7, §2, AR n°4

Les solutions proposées sont diverses et leur mise en œuvre plus ou moins à la portée des ASBL. Il n’est pas possible dans l’absolu de donner la solution idéale pour toutes les structures : Le vote par correspondance ne permet aucune interaction, nécessite une signature électronique avec lecteur de carte d’identité si on ne veut pas être dépendant de la Poste, le vote par procuration diminue fortement la bonne gouvernance en mettant toutes les procurations dans les mains d’une seule personne, l’AG par vidéoconférence peut se révéler impossible techniquement parlant si les membres sont trop nombreux…

Cela dit, il nous semble que, pour la grande majorité des ASBL du secteur de l’enfance, la solution d’une AG restreinte au Bureau et au CA avec des procurations des autres membres pourrait être la solution la mieux adaptée.

N’hésitez pas à nous faire des retours en fonction de vos situations sur le terrain.